امروزه ایمیل نقش کلیدی و مهمی در زندگی شخصی و کاری ما بازی می‌کند به طوری که روزانه وقت زیادی را صرف ایمیل‌نویسی و ارسال آن می‌کنیم. در بین همه پلتفرم‌های ایمیل‌نویسی جیمیل یکی از پرکاربردترین‌ها و بهترین‌هاست. در بازار پررقابت پلتفرم‌های ایمیل‌نویسی آنها هر روز امکانات جدیدی اضافه می‌کنند تا گوی رقابت را از دیگران ببرند. این امکانات جدید کمک شایانی به بهره‌وری ما می‌کنند اگر با آنها آشنا باشیم و آنها را به خوبی استفاده کنیم.
جیمیل بیش از ۴۲۵۸۰۰۰۰۰۰ کاربر فعال دارد. اما فقط تعداد کمی، از این پلتفرم به طور موثر استفاده می‌کنند. اینجا به ۱۰ ترفند برای افزایش بهره‌وری که باید به آنها توجه کنید، اشاره می‌کنم.
مقاله ۴۰ مربی برتر در توییتر را بخوانید تا با ۴۰ نفر از مربیان برجسته توییتر در زمینه‌های مختلف آشنا شوید.
۱. بی‌نهایت آدرس ایمیل مستعار ایجاد کنید
به جای تولید آدرس ایمیل‌های جدید، برای ایجاد آدرس‌های مستعار نامحدود، از علامت جمع (+) استفاده کنید.
اگر آدرس ایمیل شما johndoe@gmail.com است، می‌توانید برای کار از johndoe+work@gmail.com و برای خبرنامه از johndoe+newsletters@gmail.com استفاده کنید. تمام ایمیل‌ها در inbox شما نمایش داده خواهند شد. اینطوری نیاز نیست آدرس‌های ایمیل متعدد ایجاد کنید.
۲. پیوست‌های بزرگ‌تری را از طریق جیمیل ارسال کنید
هنگام ارسال فایل، تنها می‌توانید پیوست‌هایی تا حجم ۲۵ مگابایت را در جیمیل اضافه کنید. اما اگر فایل بزرگ‌تری مانند ویدیو داشته باشید چه باید کرد؟
- روی compose کلیک کنید.
- روی GDrive کلیک کرده و فایل خود را انتخاب کنید.
- روی Insert کلیک کنید.
- هر وقت آماده بودید، گزینه‌ی Send را انتخاب کنید.
۳. باز شدن خودکار ایمیل جدید در آرشیو
Auto-advance به شما امکان می‌دهد که پس از حذف، آرشیو یا بی‌صدا کردن ایمیل، مستقیماً به ایمیل بعدی موجود در لیست (قدیمی‌تر یا جدیدتر) بروید. این کار مزایای متعددی دارد که دوتای آنها عبارتند از:
- بهره‌وری ۵۰۰ برابر.
- دیگر نیاز نیست برای باز کردن ایمیل‌ها روی آنها کلیک کنید.
۴. زمان‌بندی ارسال ایمیل
خیلی وقت‌ها در زمان‌های غیرکاری فرصت ایجاد یک ایمیل یا پاسخ به ایمیلی را دارید اما آن موقع زمان خوبی برای ارسال ایمیل نیست. در این صورت می‌توانید ایمیلی را که آماده کردید برای ارسال زمان‌بندی کنید. با این کار:
- فقط با دو کلیک، یک ایمیل را برای زمانی خاص، برنامه‌ریزی کنید.
- ۱۰۰ برابر بهره‌وری داشته باشید.
- هرگز ارسال ایمیل در یک رویداد خاص را از دست ندهید.
۵. امضای چندگانه ایمیل
امضاء در پایان ایمیل بخش مهمی است که هرگز نباید فراموش شود. امضا فرصت مناسبی برای معرفی خودتان و همچنین ایجاد دعوت به اقدام است. در جیمیل می‌توانید چندین امضاء مختلف ایجاد کنید تا در هر موقعیتی بتوانید از امضاء مناسب در پایان ایمیل‌تان استفاده کنید.
اینگونه می‌توانید چندین امضا برای ایمیل‌های مختلف ایجاد کنید. هنگام ارسال، هماهنگ‌ترین امضا با ایمیل را انتخاب کنید.
۶. لغو کردن ارسال ایمیل
خیلی وقت‌ها ممکن است به هر دلیلی بخواهید ایمیل ارسال شده را لغو کنید. به طور پیش‌فرض، مهلت لغو روی ۵ ثانیه تنظیم شده است. برای احتیاط، آن را تا حداکثر ۳۰ ثانیه افزایش دهید تا فرصت بیشتری برای تصمیم‌گیری داشته باشید.
اشتباه کردید؟ ایرادی ندارد.
۷. قالب‌های ایمیل
از تایپ کردن پیام‌های تکراری خسته شده‌اید؟ ایمیل خود را به قالب‌هایی تبدیل کنید که بتوانید بارها و بارها از آن استفاده کنید.
- ابتدا در بخش تنظیمات، این گزینه را فعال کنید.
- با ذخیره‌ی قالب، از آن استفاده کنید.
۸. Gmail Tabs
Gmail Tabs، برچسب‌هایی که اغلب در جیمیل استفاده می‌کنید را بالای inbox شما قرار می‌دهد تا دسترسی به آنها برایتان آسان شود. این ابزاری است که به شما امکان دسته‌بندی ایمیل‌ها را می‌دهد تا تنها ایمیل‌های مهم وارد اینباکس شما شود. البته حواستان باشد ایمیل‌هایی که در تب‌های دیگر وارد می‌شوند را از دست ندهید.
لینک: gmailtabs.com
۹. نمایش جزئیات را فعال کنید
تمام مکالمات گذشته‌ی یک فرستنده را مشاهده کنید. نشانگر را روی ایمیل نگه دارید و روی گزینه‌ی باز کردن جزئیات (open detailed) کلیک کنید.
۱۰. سریع‌تر لغو اشتراک (unsubscribe) کنید
در ایمیل‌های تبلیغاتی یا عضویت در خبرنامه گاهی ممکن است از دست ایمیل‌های متعدد خسته شده باشید و بخواهید به سرعت از عضویت در آنها انصراف دهید. برای این کار، به جای جستجوی لینک، می‌توانید با کلیک روی یک گزینه، اشتراک خود را به سرعت لغو کنید.
جالب نیست؟
این ۱۰ ترفند را از این رشته توییت برای شما آماده کرده بودم. برای ترفندهای مشابه شاید دوست داشته باشید ایشان را دنبال کنید.
لطفا بنویسید کدام ترفند برای شما کاربردی‌تر بوده است. اگر ترفند جالب دیگری بلد هستید که در این مقاله به آن اشاره نکردیم لطفا در کامنت آنرا با دیگران به اشتراک بگذارید.
مشتاقم نظر شما درباره این نوشته را بدانم. لطفاً آن را با من و دیگران به اشتراک بگذارید.