به دلیل هزینه‌های اندک و انعطاف‌پذیری بالا، استخدام دستیار مجازی، راه‌حلی مقرون به صرفه برای شرکت‌ها با اندازه‌های مختلف محسوب می‌شود؛ هرچه شرکت‌ها بزرگ‌تر می‌شوند، پیگیری وظایف روزانه‌ی لازم برای ادامه‌ی روند تجارت، دشوارتر می‌گردد؛ هنگامی که افراد به چندین کار هم‌زمان در محیطی پر سرعت مشغول شوند، اجرای مداوم کارها و نیازهای مدیریتی می‌تواند با مشکل مواجه شود اما استخدام کارمندان پشتیبانی تمام وقت در محل هم همیشه گزینه‌ی مناسبی نیست اینجا است که دستیاران مجازی وارد عمل می‌شوند.
دستیاران مجازی از زمانی که تکنولوژی، دورکاری را تسهیل کرده است، وجود داشته‌اند اما روند آن در سال‌های اخیر پیشرفت چشم‌گیری کرده است. در واقع، Business Wire تخمین می‌زند که اندازه‌ی بازار دستیاران مجازی تا سال ۲۰۲۵ به ۲۵.۶ میلیارد دلار خواهد رسید. آنها به خصوص هم‌اکنون که تیم‌های بسیاری به دلیل همه‌گیری کرونا از خانه کار می‌کنند، مفید واقع می‌شوند. دلیل این مساله آن است که دستیاران مجازی می‌توانند از هر جایی کار کنند و وظایف متعددی را با قراردادی انعطاف‌پذیر، به انجام برسانند. دستیاران مجازی، بدون هزینه‌های اضافه و با تعهدات محدود، راه حل استخدامی مقرون به صرفه‌ای برای شرکت‌ها با هر اندازه‌ای محسوب می‌شوند.
اما دستیار مجازی دقیقاً کیست و چگونه می‌توانید با استخدام او به ساده‌سازی جریان امور در شرکت خود کمک کنید؟
دستیار مجازی کیست؟
دستیار مجازی، کارمندی دورکار است که معمولاً به صورت پاره وقت، پشتیبانی اداری شما و کسب و کارتان را بر عهده می‌گیرد؛ آنها می‌توانند کارهایی که معمولاً به عهده‌ی دستیار اجرایی است را انجام دهند. مانند برنامه‌ریزی قرارهای ملاقات، برقرار کردن تماس‌های تلفنی، ترتیب دادن سفر و سازماندهی ایمیل‌ها. آنها معمولاً به عنوان شخص قراردادی مستقلی شروع به کار می‌کنند؛ اگرچه برخی هم به عنوان کارمند دورکار تمام‌وقت استخدام می‌شوند؛ دستیاران مجازی توسط شرکت‌هایی با اندازه‌های مختلف و در بسیاری از صنایع، استخدام می‌شوند.
دستیار مجازی چه کار می‌کند؟
هیچ شرح وظایف از پیش تعیین شده‌ای برای دستیاران مجازی وجود ندارد و وظایف آنها بسته به کارفرما، متفاوت است. در اینجا برخی از رایج‌ترین کارهایی که به دستیاران مجازی سپرده می‌شود، آورده شده است.
امور مدیریتی:
دستیارهای مجازی معمولاً برای مدیریت امور استخدام می‌شوند. این کار شامل برنامه‌ریزی جلسات، رزرو سفر، سازماندهی تقویم و حتی پاسخ دادن به تماس‌های تلفنی از طریق خط داخلی است.
حسابداری:
پیگیری امور مالی، یکی از بخش‌های اساسی راه‌اندازی کسب و کاری سودآور است و دستیاران مجازی می‌توانند به مدیریت بودجه، خرید و پیگیری هزینه‌ها کمک کنند.
دستیار شخصی:
دستیاران مجازی می‌توانند علاوه بر انجام وظایف معمول خود، به سازماندهی کارهای خارج از محل کار هم کمک کنند. رزرو تعطیلات، تنظیم تقویم و خرید هدایایی برای دوستان و خانواده، بخشی از رایج‌ترین وظایف شخصی است که می‌توان به آنها واگذار کرد.
خدمات مشتری:
برای شرکت‌هایی که محصول یا خدماتی ارائه می‌دهند، دستیارهای مجازی می‌توانند اولین دریافت‌کننده‌ی تماس برای رفع ایراد یا دریافت بازخورد مشتری باشند. دستیاران مجازی می‌توانند نگرانی‌های اساسی و معمولی مشتریان را برطرف کنند یا آموزش‌هایی ارائه دهند. اگر آنها قادر نباشند به مشتری کمک کنند، می‌توانند او را به شخص مناسبی در شرکت ارجاع دهند.
وارد کردن اطلاعات:
همه‌ی وظایف، زیر چتر کار مدیریتی قرار نمی‌گیرند. طیف گسترده‌ای از مسئولیت‌ها وجود دارد که دستیاران مجازی می‌توانند بر عهده بگیرند؛ از جمله وارد کردن اطلاعات. برای انجام این نقش، دستیار مجازی می‌تواند به سادگی اطلاعات را جمع‌آوری کرده، صحت آنها را بررسی کند و رکوردهای غیر ضروری را حذف کند. این کار به ویژه برای ثبت اطلاعات بیماران، صورت حساب، کار پستی و مدیریت مدرسه مفید است.
تولیدات رسانه‌های اجتماعی:
در حالی که بسیاری از شرکت‌ها، اهمیت تعامل آنلاین با مشتریان یا مراجعان بالقوه را درک می‌کنند، نیازهای مدیریت رسانه‌های اجتماعی گاهی بی‌پایان به نظر می‌رسد. دستیاران مجازی برای پاسخ دادن به نظرات و برقراری ارتباط با فالوورها مفید هستند اما علاوه بر آن، می‌توانند برنامه‌ی زمان‌بندی پست‌ها را به انجام برسانند و حتی اطلاعات کاربری شما را تجزیه و تحلیل کنند.
مدیریت محتوا:
اگر از سرمقاله‌ها برای هدایت ترافیک به سایت خود، افزایش آگاهی نسبت به برند و جذب مشتریان بالقوه استفاده می‌کنید، پس احتمالاً از حجم بسیار زیاد کارهایی که باید انجام شود آگاه هستید. یک دستیار مجازی می‌تواند در مدیریت تقویم تولید، سازماندهی منابع نوشتاری و تسهیل بخش‌های مختلف فرآیند انتشار به شما کمک کند و این گونه برای شما راحت‌تر خواهد بود که روی رشد برنامه‌ی محتوا تمرکز کنید.
پژوهش:
هر کسب و کاری برای بالا بردن دانش عملیاتی خود باید بر تحقیقات تکیه کند. این تحقیقات می‌تواند برای تحلیل بازار، مشتریان یا عملکرد باشد. همچنین تحقیقات می‌تواند به محصولی برای فروش به مشتریان تبدیل شود.
حقوق دستیار مجازی چقدر است و چگونه پرداخت می‌شود؟
طبق اطلاعات وب سایت کاریابی Zip Recruiter، حقوق دستیاران مجازی بسته به میزان تجربه و زمینه‌ی تخصص آنها متفاوت است:
- به صورت ساعتی (از ۷.۲۱ دلار تا ۶۲.۷۴ دلار)
- به صورت هفتگی (از ۲۸۸ دلار تا ۲۵۱۰ دلار)
- به صورت ماهیانه (از ۱۲۵۰ دلار تا ۱۰۸۷۵ دلار)
- به صورت سالیانه (از ۱۵۰۰۰ دلار تا ۱۳۰۰۰۰ دلار)
با وجود این که برخی از دستیاران مجازی در ازای کار خود چک یا حواله می‌پذیرند، اکثر آنها ترجیح می‌دهند از طریق خدمات آنلاین امنی مانند PayPal حقوقشان را دریافت کنند. مدل صورت حساب کاری آنها هم می‌تواند متفاوت باشد. برخی ترجیح می‌دهند پیش پرداخت بگیرند و برخی به صورت هفتگی یا ماهیانه از کارفرمای خود حقوقشان را دریافت می‌کنند.
اگر دستیاران مجازی به عنوان کارمندان دور کار تمام وقت استخدام شوند، باید برنامه‌ی حقوق و دستمزدشان برنامه‌ریزی شده و منظم باشد.
چگونه یک دستیار مجازی را استخدام کنیم؟
استخدام یک دستیار دورکار ممکن است ساده به نظر برسد چون نقشی است که رسمیت کمتری دارد. اما فرآیند استخدام می‌تواند به همان اندازه هم نیاز به آمادگی کارفرما داشته باشد.
موارد اساسی شامل این نکته‌ها می‌شوند
-
انتظارات را مشخص کنید
مهم است که قبل از تعامل با یک پیمانکار جدید، انتظارات خود را یادداشت کنید. فهرستی دقیق از وظایفی که باید مورد توجه قرار بگیرند، تهیه کنید و اطمینان یابید که اولویت‌ها و ضرب‌العجل‌ها را به وضوح بیان می‌کنید.
-
روی یک متصدی امور به توافق برسید
هنگامی که یک منبع پاره وقت در نمودار سازمانی رسمی شما قرار نمی‌گیرد، ممکن است به راحتی مسئولیت ساماندهی امور دچار ابهام شده و بین اعضای تیم جا به جا شود. از همان ابتدا مشخص کنید که چه کسی مسئول انجام وظایف ارتباطی و ردیابی پروژه‌ها است و به این ترتیب از این تله بگریزید.
-
بودجه ایجاد کنید
اگر به دنبال یک توافق انعطاف‌پذیر با دستیارتان هستید که در صورت نیاز بتوانید آن را کم و زیاد کنید، پیشاپیش مطمئن شوید که درک دقیقی از بودجه دارید تا هزینه‌ها به طور تصادفی از کنترل خارج نشوند.
-
شغل دستیار مجازی را منتشر کنید
یک شرح شغل با لیستی از مسئولیت‌ها ایجاد کنید و آن را در سایتی مناسب، پست کنید.
محبوب ترین وب‌سایت‌های دستیار مجازی عبارتند از
این وبسایت‌ها، نامزدهای واجد شرایط را در رشته‌ی خاص شما پیدا می‌کنند.
دستیارهای مجازی می‌توانند به شما کمک کنند تا بر روی آنچه بیشترین اهمیت را دارد، یعنی کسب و کارتان تمرکز کنید.
زمان، یکی از منابع مهم برای اداره‌ی یک کسب و کار است و گاهی اوقات کارهای کوچک و روزمره می‌تواند مانعی برای تمرکز بر فرصت‌ها و زمینه‌های جدید رشد شود. داشتن یک دستیار مجازی که امور اجرایی شما را بر عهده بگیرد، حجم کاری‌تان را به میزان قابل توجهی کاهش می‌دهد و زمان بیشتری را برای شما و تیمتان فراهم می‌کند تا روی پروژه‌های موثرتری تمرکز کنید.
همچنین فضاهای همکاری مشترک مانند WeWork، به مدیریت زمان کمک می‌کنند. کارکنان قسمت پذیرش و نظافت، در قراردادهای منعطف گنجانده شده‌اند و عملیات دفتری مانند انبار کردن آشپزخانه و پر کردن مجدد قهوه توسط متصدیان مجتمع انجام می‌شود. علاوه بر این، کارکنان پشتیبانی با استفاده از فضاهای همکاری اختصاصی WeWork و منابع پیشرفته، شرکت شما را در مسیر موفقیت مستمر قرار می‌دهند.
با من، علیرضا دهقانی، در پادکستم در یوتیوب همراه شوید تا با هم داستان آدم‌ها را زیر و رو کنیم و تجربه‌‌های گران‌بهایشان را بیرون بکشیم و از آنها درس‌هایی برای کار و زندگی بسازیم.
مشتاقم نظر شما درباره این نوشته را بدانم. لطفاً آن را با من و دیگران به اشتراک بگذارید.